Di tengah dinamika kehidupan kampus yang serba cepat, efisiensi menjadi kunci. Namun, proses yang masih manual seringkali menjadi sandungan, salah satunya adalah peminjaman ruangan. Berangkat dari masalah ini, sekelompok mahasiswa brilian dari Universitas Muhammadiyah Semarang (UNIMUS) yang tergabung dalam Kelompok 6 berhasil merancang sebuah solusi inovatif: Sistem Peminjaman Ruangan Berbasis Web.
Platform ini bukan sekadar digitalisasi, melainkan sebuah transformasi menyeluruh yang menjawab berbagai keluhan klasik di lingkungan akademik.
Latar Belakang: Ketika Proses Manual Tak Lagi Relevan
Selama ini, mahasiswa dan staf di Universitas Muhammadiyah Semarang yang ingin menggunakan ruangan harus melalui proses manual yang panjang. Mulai dari mengecek ketersediaan di papan pengumuman, mengisi formulir kertas, hingga menunggu persetujuan yang memakan waktu.
Proses konvensional ini seringkali menimbulkan masalah:
Jadwal yang Bentrok: Kurangnya informasi terpusat membuat dua atau lebih pihak bisa saja mengajukan peminjaman untuk waktu dan ruangan yang sama.
Miskomunikasi: Informasi ketersediaan ruangan tidak real-time, menyebabkan kebingungan antara peminjam dan admin.
Tidak Efisien: Waktu dan tenaga terbuang hanya untuk administrasi yang sebenarnya bisa diotomatisasi.
Melihat tantangan ini, pengembangan sistem informasi berbasis web menjadi solusi paling logis untuk menciptakan transparansi dan efisiensi.
Tujuan & Keunggulan: Menciptakan Sistem yang Efektif
Proyek ini dirancang dengan beberapa tujuan utama yang jelas:
Merancang dan membangun sebuah sistem peminjaman ruangan yang modern dan mudah diakses.
Meningkatkan efisiensi dalam proses pengelolaan dan peminjaman ruangan secara signifikan.
Menyediakan informasi ketersediaan ruangan secara akurat dan real-time bagi pengguna dan admin.
Mengurangi miskomunikasi dan risiko bentrok jadwal antar pengguna.
Hasilnya adalah sebuah sistem dengan keunggulan nyata:
Efisiensi Waktu dan Proses: Semua alur, dari pengecekan hingga persetujuan, dapat dilakukan dalam hitungan menit.
Manajemen Ruangan yang Mudah: Admin dapat mengelola semua ruangan, jadwal, dan permintaan dari satu dasbor terpusat.
Minim Risiko Bentrok Jadwal: Sistem secara otomatis akan menolak pengajuan jika jadwal sudah terisi, meminimalisir kesalahan manusia.
Melihat Lebih Dekat Fitur-Fitur Unggulan
Sistem ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk memaksimalkan kemudahan pengguna (user experience):
Login Akun SIAMUS: Pengguna tidak perlu membuat akun baru. Cukup masuk menggunakan akun SIAMUS yang sudah ada, membuat sistem ini terintegrasi dan aman.
Formulir Peminjaman Online: Mengajukan peminjaman kini semudah mengisi formulir digital. Pilih tanggal, waktu, dan ruangan yang tersedia, lalu kirimkan pengajuan.
Riwayat Peminjaman: Pengguna dapat melihat riwayat peminjaman mereka, baik yang sedang berjalan, sudah selesai, maupun yang ditolak, sebagai referensi.
Daftar & Pencarian Ruangan: Bingung mencari ruangan yang pas? Fitur ini memungkinkan pengguna melihat semua ruangan yang tersedia, lengkap dengan filter berdasarkan kapasitas atau fasilitas.
Persetujuan oleh Admin: Untuk menjaga ketertiban, setiap pengajuan akan melalui proses verifikasi dan persetujuan oleh admin, memastikan tidak ada penyalahgunaan.
Kelola Ruangan (Khusus Admin): Admin memiliki kontrol penuh untuk menambah, mengubah, atau menghapus data ruangan serta mengatur ketersediaan jadwalnya.
Tampilan Modern dan Intuitif
Dari sisi antarmuka (UI/UX), sistem ini dirancang dengan tampilan yang bersih, modern, dan responsif. Artinya, platform ini dapat diakses dengan nyaman baik melalui laptop maupun smartphone, memungkinkan pengguna melakukan peminjaman kapan saja dan di mana saja.
Kesimpulan: Sebuah Langkah Maju untuk Kampus Digital
Penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh Kelompok 6 ini berhasil membuktikan bahwa sistem informasi peminjaman ruangan berbasis web mampu menjadi solusi efektif untuk menggantikan proses manual di Universitas Muhammadiyah Semarang.
Dengan sistem ini, proses peminjaman menjadi lebih terstruktur, transparan, dan cepat. Ini adalah langkah konkret menuju ekosistem kampus yang lebih digital dan efisien, sejalan dengan perkembangan teknologi pendidikan modern. Sebuah karya yang tidak hanya memenuhi tugas akademik, tetapi juga memberikan manfaat nyata bagi seluruh civitas academica UNIMUS.
